似たようなフォーマットのWordファイルを沢山作る時のテク

ファイルの一部分を変更した物をいくつも作る場合とかとか。
Wordなら他の方法でも実現できそうだけど、まずは1手ということで。


「挿入」→「ファイル」でWord文章を選択するとその内容を挿入することが出来る。
ファイルダイアログの「挿入」ボタンの右に拡張のプルダウンがあり
リンクとして挿入すると、原本ファイルの更新をそのファイルに引き継ぐことが可能。


部分的に変えたい場合(例えば文章の宛名とか)は原本ファイル側に
DocPropertyフィールドとして書いておき、その内容をWordファイルのプロパティに書いておく。


仮に文章の宛名を「宛名」とするなら、「ファイル」→「プロパティ」→「ユーザ設定」を開き
プロパティ名に「宛名」、値に「鈴木さん」とし
本文側には「フィールドの挿入」→「DocProperty」→「宛名」でフィールドを挿入しておく。
プロパティ名は基本的に好きな名前が付けられ、設定されるとDocPropertyで選べるリストとして登場する。


後は「新規作成」→「挿入」→「ファイル」でWord文章のレプリカを量産した後に
上記手順で作成したコピーファイルをフォルダ内でコピペしてでもOK。
ただ、リンクとして挿入すると原本ファイルをフルパス(C:\Documents and Settings...)で記載されているため
本文を右クリックで「フィールドコードの編集」からファイル名指定部分のフォルダ名の部分をごっそり削っておくと便利。
(削っておかないとファイルを移動したりすると動かなくなる。削っておけばとりあえず原本と同じフォルダにコピーファイルがあれば動く)


Wordファイル右クリック→「プロパティ」→「ユーザ設定」で
宛名の部分を「田中さん」や「佐藤さん」にするとそれぞれの宛名が変わる。
実際には該当部分を「フィールドの更新」をすることで表示が設定した値に変わる。


原本側を変更した場合には、本文部分を「フィールドの更新」を行えば全て反映される。
(プロパティで指定した部分はそれぞれのファイルで指定したものが残る)


印刷用途に限定されるが
「印刷」→「オプション」(印刷窓の左下隅のボタン)の印刷オプションの項目の
「印刷前にフィールドを更新する」にチェックを入れておけば
印刷時に原本ファイルの最新の状態に更新して印刷可能になる。(「ツール」→「オプション」からも設定可能)


文章全体の構成を組み替えたり、変更する箇所が多い場合は逆効果になるが
似たようなファイルが何個もあり、一個変えると全部のファイルを変えないといけないような
シチュエーションに陥りそうな場合、上記構成でWordファイルを作っておくと
原本ファイルひとつ変更するだけで済む。


実際に画面をペタペタしながら書かないとわかりにくいけども、さすがに仕事でしかWordは触らないので
(自宅はOpenOffice)とりあえず文章でのメモレベルに。